Protección de los Recursos Humanos

Como se ha discutido anteriormente, para poder responder eficientemente a una situación de emergencia, toda empresa necesita tener un Plan de Continuación de Negocios. La planificación para emergencias debe ser un esfuerzo continuo. Los planes para responder a una situación de emergencia deben ponerse a prueba anualmente, y entrenamiento y pruebas y procesos adicionales se deben añadir según sea necesario.

Todos los empleados son esenciales para la continuidad del negocio. Por esa razón, la administración debe decidir qué dirección darle a la fuerza laboral mientras y después de una emergencia. Dirigiendo al personal requiere que haya una estrategia y que los empleados estén preparados.

Políticas de Conciencia y de Información

El primer paso a tomar para evitar desastres es que la administración y el personal estén alertas a sus alrededores y a los peligros que pueden encontrarse, y a la comunicación entre ellos que sea necesaria para discutir asuntos de mutuo interés. Hoy día los americanos están mucho más conscientes de las amenazas al país. Al mismo tiempo, casi nadie espera que una emergencia afecte a su negocio, a su familia, o a su comunidad. Sin embargo, no hay negocio, ni hogar, ni comunidad que sea inmune a desastres naturales o tecnológicos y a actos de violencia.

La mejor defensa es una buena ofensiva. Los patrones y empleados deben estar alertas a problemas potenciales, ocurrencias inusuales, actividad sospechosa, y/o riesgos de seguridad. El BCP (“Business Continuity Plan”, o Plan de Continuación de Negocios) debe dirigirse a las políticas de conciencia e información. La administración y los empleados deben entrenarse para reconocer las amenazas potenciales y a cómo reportarlas.

Un ejemplo de entrenamiento de conciencia puede incluir cómo reconocer las señales de la posibilidad de violencia entre los empleados. A continuación hay una traducción libre de un extracto de la Hoja Informativa Sobre Violencia en el Lugar de Trabajo (“Violence in the Workplace Fact Sheet”)

Las señales de la posibilidad de actos violentos de algún empleado debe ser una alerta a la administración de que un empleado o alguien en el lugar de trabajo puede violentarse. Es importante estar alerta a cambios en su comportamiento. Ningún cambio en aislamiento es fiable para predecir la ocurrencia de un acto de violencia. Algunos de los factores a tener en mente son:

Cambios mayores en la apariencia personal, actitud, o comportamiento
Cambio en las relaciones personales
Disminución en su productividad o en su eficiencia en el trabajo
Historial de violencia, o de comportamiento imprudente o antisocial
Interés no usual o preocupación inesperada con armas o en traer armas al trabajo
Estrés serio en la vida del empleado
Drogadicción
Señales no explicadas de abuso o injurias físicas
Agitación
Interés momentáneo y sin explicación enel trabajo de otros en la gerencia.

Los procesos de reportaje y de conciencia no sólo deben cubrir violencia, pero también cualquier infracción que pueda comprometer la seguridad o las operaciones del negocio. Un lugar de trabajo seguro debe también estar libre de amenazas y de sabotaje. Se espera que los empleados reporten cualquier actividad que incluya acceso a la propiedad o al edificio, o copiar llaves o tarjetas de identificación sin autorización de la administración, o amenazas de represalias. Además del Manual del Personal, el BCP debe reflejar los reglamentos y procedimientos de reportar todos los asuntos que puedan tener un impacto en la seguridad y en las operaciones de la empresa.

Entrenamiento del Personal

Se debe requerir alguna forma de entrenamiento en preparación para confrontar emergencias de todos los empleados. Esto debe incluir discusiones periódicas, reuniones del personal, o ejercicios para repasar los procedimientos de seguridad y los planes de evacuación y de recuperación. Aún mas importante es que todos los empleados sepan cuales son sus obligaciones y responsabilidades individuales en una situación de emergencia. El Plan de Continuidad de Negocios (BCP) debe incluir los siguientes puntos que se le habrán transmitido a todos los empleados por escrito (como el Manual del Personal) y se habrán discutido en las reuniones del personal.

Las responsabilidades y obligaciones individuales
Información sobre los peligros que puedan afectar a la empresa
Conciencia y procedimientos de hacer los reportes
Asuntos de seguridad
Procedimientos de modificación y alarma
Procedimientos de comunicación una vez haya pasado un desastre
Procedimientos de responder a las emergencias (vea las Listas de Verificación en el Apéndice)
Procedimientos de evacuación
Localización y uso del equipo de emergencia, como los extintores de incendio
Procedimientos de cierre
La reentrada
Recuperación

Preparación para Emergencias de los Empleados

La administración debe reconocer y entender que los empleados estarán mayormente interesados en la seguridad y el bienestar de sus familias durante una situación de emergencia. A pesar de que la administración es responsable por asegurar la continuidad de la empresa, los empleados tienen la responsabilidad de trabajar en conjunto durante una situación de emergencia para asegurar que todo se restaure eficientemente. Por tal razón, es crítico que cada empleado tenga un plan de emergencia para la familia antes de que surja la situación. Es la responsabilidad de cada empleado el desarrollar un plan de emergencia personal. Sin embargo, es necesario que la administración comunique sus deseos en cuanto al rendimiento que se espera de cada empleado antes, durante, y después de un desastre y que les provea orientación sobre cómo prepararse en caso de emergencias.

La orientación debe incluir información en cómo desarrollar y promover la preparación personal. Muchas agencias gubernamentales ofrecen folletos de información para ayudar a las familias a prepararse en caso de emergencias. La información que esté disponible a la familia debe ser compartida con la administración para que ésta también esté informada de los planes de cada empleado. Los conflictos que puedan surgir pueden de esta manera ser resueltos antes de que azote el desastre.

Existen muchos recursos gubernamentales disponibles a través del Internet: www.fema.gov y www.floridadisaster.org, por ejemplo. Información local se consigue a través de los Consejos Regionales de la Florida, las agencias de administración de emergencias locales, y el capitulo local de la Cruz Roja. Muchas compañías privadas de la Florida también tienen programas extensivos para ayudar a sus empleados incluyendo la “Tampa Electric Company's Get Ready!”. Vea el “Plan para la familia de los empleados en caso de desastre”, Lista de verificación #3, en el Apéndice del Manual y en la pagina listas de verificación de este enlace.

Antes de preparar sus planes personales, los empleados deben estar al tanto de los planes de emergencia de la administración y de otras actividades en la comunidad para que aprendan:

Cómo el gobierno local los protege de la posibilidad de peligros
Cómo coordinar sus planes de emergencia con los de la comunidad, y
Cómo usar los recursos disponibles en la comunidad

El plan de cada empleado debe contener la información siguiente:

Preparación del hogar y la familia
Refugio alterno para el empleado y sus dependientes (“dependientes” son aquellos que dependen exclusivamente del empleado). Cada plan debe tener dos posibilidades. Se recomienda evacuación a los refugios comunales lo más pronto posible.
Protección de la propiedad personal
- Se deben hacer preparaciones de antemano para la protección de la propiedad. El plan debe de abarcar todos los daños posibles, excepto los más severos.
- Debe tener información sobre la cobertura de seguros en cada emergencia
- Si la vivienda sufriera daños, ¿qué se debe hacer para asegurarla y protegerla mientras se pueda reparar?
- ¿Puede hacer reparaciones antes de que venga el ajustador de seguros?
- ¿Hay requerimientos o restricciones para la agencia que se contrate para hacer las reparaciones (por ejemplo, licencias o seguros, antes de que sea aprobada por su compañía de seguros)?
- Tenga un programa para inspección de la vivienda antes de la temporada de huracanes y haga los arreglos o reparaciones necesarias para poder reducir el riesgo de grandes daños.
- Considere los materiales, equipo, y arreglos adicionales que pueda necesitar para ayudar a llevar a cabo las reparaciones con más rapidez.
Toda la información distribuida por la administración de emergencia debe ser tomada en consideración antes de formular su plan. Algunas de estas consideraciones son:
- La preparación de la vivienda (por ejemplo, lo necesario para mantenimiento, equipo de reparación, almacenaje, etc.)
- Las zonas de evacuación y de posible inundación
- Las condiciones geográficas que puedan afectar la seguridad de su vivienda (por ejemplo, árboles, ríos, quebradas, ubicación solitaria, etc.), y
- Las condiciones de las carreteras del hogar hasta el lugar de trabajo (por ejemplo, la cantidad de árboles en la carretera que pueda interrumpir el paso, las zonas de inundación en el camino, etc.)
Cuidado de los dependientes
Haga planes de antemano para el cuidado de los niños, los ancianos, y los incapacitados. Tenga un plan con dos contingencias para el cuidado de los dependientes, incluyendo arreglos anticipados de los lugares donde se ha de reunir la familia después del desastre (debe haber un lugar primario y uno secundario).
Números de teléfono de todos los contactos, programados anticipadamente en los teléfonos celulares.
Información médica y dental

Tenga a la mano información sobre su médico primario. Investigue qué médico pueda servir de sustituto en caso de que tenga que comunicarse con alguno si su médico primario no está disponible.
Medicamentos y otros menesteres médicos y para necesidades especiales
Empleados con necesidades médicas especiales, o los que estén tomando medicinas, recetadas o no, deben consultar con su médico y farmacéutico para saber qué clase de cuidado especial se debe tomar (por ejemplo, fórmulas de bebés, insulina, medicamentos para enfermedades del corazón, etc.) en caso de emergencia. (Vea “la hoja de cálculo” de la familia.) Es importante tener con su persona lo siguiente.
Una copia de los documentos médicos de cada miembro de la familia. Estos deben tener información sobre las dosis de medicamentes recetados.
La dirección y el número de teléfono del hospital más cercano.

Recursos para obtener dinero en efectivo
Tenga un plan de antemano de cómo obtener dinero en efectivo. Las máquinas cajeras automáticas (ATMs) puede que no funcionen. Las necesidades de dinero puede que varíen de persona en persona durante una situación de emergencia. Hay la posibilidad de que por algún tiempo se viva en una sociedad de “dinero en efectivo” solamente.
Personas desaparecidas
La Cruz Roja está a cargo de localizar las personas desaparecidas durante una emergencia. Dígales a sus empleados que hagan contacto con el capítulo de la Cruz Roja local si necesitan localizar a algún miembro de la familia o a un amigo.
Cuidado de los animales

Especifique las necesidades especiales de sus animales.
Tenga información escrita, si posible, de los Servicios de Animales y qué servicios prestan.
Haga una lista de las residencias de animales (kennels) que le puedan dar información sobre refugios para animales en un caso de emergencia.
Tenga un plan con dos alternativas para el cuidado de los animales.

Transportación personal

Haga arreglos de antemano para preparar sus vehículos y considere alternativas. Las compañías de seguro le pueden dar información sobre los requisitos y restricciones de su póliza en caso de emergencia. Esta información debe considerar los siguientes puntos:
- Si su vehículo sufre daños durante un desastre, ¿qué se debe hacer para proteger/ asegurar el vehículo hasta que pueda ser inspeccionado y reparado?
- ¿Está bien hacer reparos al vehículo antes de la inspección por la compañía de seguros?
- ¿Hay requisitos o restricciones para la compañía a cargo de hacer las reparaciones (por ejemplo, necesitan certificados, tener su propio seguro, estar aprobadas de antemano por su compañía de seguros, etc.)?
La transportación después de un desastre mayor será difícil debido a las condiciones de las carreteras y otras limitaciones causadas por la emergencia. Los empleados que vivan más lejos del lugar de trabajo deben tomar en consideración las condiciones de los caminos, la posibilidad de que haya árboles caídos interrumpiendo el paso, y las condiciones de su vehículo. Planes especiales pueden hacerse de antemano para aminorar la posibilidad de quedar atrapado.
Comunicaciones

La reparación de las líneas eléctricas toma precedencia sobre la reparación de las líneas telefónicas; el servicio de teléfono celular posiblemente sea restaurado primero y se convertirá en la forma de comunicación primaria.
Considere cómo comunicarse con los demás miembros de su familia si se separan.

Asuntos de Seguridad

Cómo manejar correspondencia, visitantes y entregas. Correspondencia conteniendo ántrax ha sido recibida en varias localidades de los Estados Unidos. En algunas ocasiones esto ha causado infecciones. Para evitar casos como estos e infecciones futuras, todos deben aprender a reconocer paquetes y correspondencia sospechosos y a tomar los pasos necesarios para protegerse y proteger a otros. Vea la Lista de verificación #24 “Paquetes o correspondencia sospechosos”, en el Apéndice. Alerte a los empleados y ponga anuncios en donde se maneje la correspondencia.

Restringiendo el Acceso

Como se ha discutido anteriormente, el CPTED (“Crime Prevention through Environmental Design”) incorpora estrategias que pueden reducir la vulnerabilidad al crimen y la violencia. Estas mismas estrategias deben ser empleadas para proveer seguridad a los empleados, a los clientes, y a los consumidores.

A nadie le gusta estar en lugares encerrados y los negocios no quieren dar la impresión de ser inaccesibles o poco hospitalarios. Sin embargo, todas las empresas tienen que estar conscientes de su vulnerabilidad al exterior. Cada negocio tiene que asesorarse de sus riesgos a crimen y a violencia y poner eso en la balance del riesgo de dar la impresión de inhospitalidad a sus clientes, sus consumidores, y al público en general. Cierto nivel de seguridad es necesario en todos los negocios para asegurar el bienestar de sus empleados.

Al asesorar sus riesgos y oportunidades para aumentar la seguridad de sus empleados sin poner en desventaja a su personal o a sus clientes, considere las estrategias preparadas por CPTED.

Supervisión natural destaca estilos que maximiza la visibilidad del público, las áreas de estacionamiento, y las entradas al edificio, como puertas, ventanas que den a la calle y las áreas de estacionamiento, calles y aceras que sean invitadoras a los peatones, y que tengan suficiente luz nocturna.
Refuerzo territorial son demarcaciones de propiedad que establecen separación entre las áreas privadas y las públicas con el uso de jardines, diseños en la aceras, en los portones y en las verjas, esculturas exteriores, y otros elementos. Esto les brinda a los usuarios de la propiedad algún control sobre el ambiente que les rodea y un sentido de propiedad, y sirve para disuadir al elemento criminal.
Control de acceso natural se logra resaltando como áreas publicas bien definidas, las entradas a los edificios, las calles, y las aceras, y las entradas o portones de los edificios colindantes usando elementos estructurales que limiten el acceso a las áreas privadas.
Incapacitando el objetivo con el uso de sistemas de seguridad que aumente la percepción de riesgo a cualquier elemento criminal que trate de obtener entrada a ciertas áreas, por ejemplo, instalando cerraduras de seguridad en las ventanas, pestillos, bisagras interiores en las puertas, luces de seguridad, cámaras, etc.