Periodo Inmediato al paso de la Emergencia

El período de emergencia inmediato empieza seguida la crisis. Si ha ocurrido un huracán, por ejemplo, empieza cuando los vientos sostenidos han bajado a fuerza tropical (39 MPH) y se extiende por los días inmediatos pasado el azote de la tormenta. Esta fase puede que dure una semana, dependiendo de la severidad de los daños. Durante el período de recuperación de emergencia, los centros de recuperación de emergencia de cada condado (“County Emergency Operations Centers- EOCs”) son responsables de llevar a cabo esta operación. Las actividades principales del personal de reacción de emergencia durante este período son asesoramiento de daños y distribución de recursos intergubernamentales.

Las operaciones de recuperación en cada condado se concentran en ayudar a los desaparecidos, los desamparados, los heridos, y los ambulantes. Las actividades principales son búsqueda y rescate, alimentación de las masas, refugio y transportación, y cuidado de los heridos. Lo que más se necesita es agua, alimentos, medicina, hielo, mantas, etc. Entonces empieza la tarea de asegurar el área afectada, limpiar la basura, y restaurar los servicios públicos vitales. Los encargados de la administración de emergencia empiezan a examinar las áreas afectadas para asesorarse de los recursos necesarios para la recuperación.
Las operaciones de asesoramiento de daños incluyen el poner en acción los Equipos de Asesoramiento de Daños de los condados y los municipios, la creación del Estudio Preliminar de Daños y el coleccionar información para preparar el Reporte Final de Asesoramiento.
La distribución de recursos inter-gubernamentales estipula la coordinación y distribución de recursos estableciendo áreas de organización del condado, centros de recuperación en los municipios y distritos de los bomberos, puntos de distribución, y centros y áreas regionales de organización y recuperación.

El regreso

En primer lugar TENGA PACIENCIA. No se permitirá entrar en ciertas áreas afectadas por la tormenta. Si su empresa está localizada en las áreas afectadas, no se podrá regresar al trabajo hasta que las operaciones de búsqueda y rescate terminen y los riesgos de peligro, como árboles y cables de electricidad caídos, hayan sido removidos. Puede que le tome más de tres días al personal de emergencia en permitir entrada al área dependiendo de la clase de destrucción. (Nota: Aun cuando ocurre un incidente de poca expansión, como un incendio que ocurriera en un edificio solamente, es posible que no se permita entrada al área hasta que se conduzca una investigación.)
Como parte del proceso de planificación, los empresarios deben designar un Equipo Anticipado de Recuperación que pueda entrar inmediatamente al área para conducir un asesoramiento preliminar de daños en su establecimiento, entonces coordinar con los oficiales de emergencia, y determinar la estrategia de recuperación más apropiada. Este equipo necesitará fotos personales de identificación y documentación de empleo para poder entrar al área. Trate de coordinar con la administración de emergencia de su condado y con el personal de emergencia local para asegurarse de que su Equipo tenga la identificación apropiada.
El Equipo Anticipado de Emergencia debe tener la facilidad de comunicarse directamente con la gerencia de la empresa. Los daños al establecimiento y a las áreas que le rodean y las pérdidas de activos tangibles e intangibles deben ser parte del informe preliminar sobre el asesoramiento de daños. La administración puede entonces implementar los pasos apropiados del Plan de Continuidad de Negocios.

Implementación del Plan de Continuidad de Operaciones (“Continuity of Operations Plan - COOP”) - Si su empresa depende de tecnología informativa y el tiempo improductivo (“downtime”) no es una opción, la implementación del Plan COOP deber ser un proyecto técnicamente sofisticado. Es aconsejable obtener asistencia profesional para preparar el COOP para determinar si las opciones siguientes son necesarias:

Sitio frio (“cold site”) - Un lugar (área para la central de datos/lugar de trabajo) equipado con condiciones ambientales apropiadas, conexiones eléctricas, acceso a comunicaciones, espacio configurable, y facilidad de instalar y operar equipo por el personal clave requerido para resumir las operaciones del negocio.
Sitio tibio (“warm site”) - Un lugar (centro de datos/ área de trabajo) equipado parcialmente con “hardware”, interfaces de comunicaciones, electricidad, y acondicionamiento ambiental con capacidad de proveer soporte operacional de respaldo.
Sitio redundante (“hot site”) - Un lugar que sirve de centro para la Administración de Continuidad de Negocios con un área de recuperación, telecomunicaciones e interfaces de IT, y oficinas con controles ambientales y capacidad de proveer refuerzos inmediatos y soporte del proceso de datos para mantener la funciones críticas de la organización.
Reserva en caliente (“hot standby”) - Éste es un término que usualmente se refiere a recuperación de tecnología. Es una forma alterna de procesamiento de datos para disminuir inactividad para que no ocurra ninguna pérdida del procesamiento de información. Por lo general se refiere al uso de un sistema de reserva o un sitio conectado permanentemente con los usuarios en negocios y es generalmente usado para registrar y respaldar transacciones en conjunto con el sistema primario.
Datos de servicios de emergencia - Captura y almacenamiento de datos electrónicos, como entradas de jornal, “vaulting” y “shadowing” los datos electrónicos.

Plan de comunicación de crisis - La comunicación de crisis es esencial Antes de sufrir una emergencia se debe establecer un sistema y debe hacerse con creatividad. Primero, determine el estado de sus empleados. ¿Están a salvo? ¿Sufrieron daños, ellos o sus propiedades? Comuníqueles el plan para restaurar las funciones esenciales. Sus empleados, vendedores, suministradores, consumidores y clientes necesitan tener noticias de la empresa pronto.
Medidas de seguridad
- Todos los empleados deben tener tarjetas de identificación válidas o alguna autorización de entrada en el área afectada. Van a encontrarse con puntos de chequeo controlando las entradas. Es buena idea que sus empleados todos se vistan con una camisa o uniforme que los distinga.
- Si es posible, reduzcan los viajes en automóvil. Las carreteras puede que estén llenas de basura y escombros que le pueden reventar las gomas. Alerte a sus empleados que no vayan a visitar los lugares afectados, especialmente durante la noche.
Reparaciones inmediatas
- Si se les permite regresar a su establecimiento y el daño ha sido mínimo, haga las reparaciones temporeras para corregir los peligros y aminorar la posibilidad de más daño. Esto puede que incluya cubrir roturas en el techo, en las paredes, o en las ventanas, poner abrazaderas donde se necesiten, y remover los escombros.
- Haga contacto con su agente de seguro inmediatamente y haga arreglos para ver a un tasador tan pronto como sea posible. Tome fotografías o videos de todo el daño antes de las reparaciones y guarde todos los recibos para presentarlos a la compañía de seguros.
- Emplee contratistas certificados por la jurisdicción local y por el Estado de Florida, para que hagan las reparaciones necesarias. Verifique con el Departamento de Construcciones para asegurarse que el contratista esté certificado. Debe también referirse a la Cadena de Contratistas de Desastres (“Disaster Contractors Network:”) (www.dcn.org) que monitoriza los contratistas certificados que tienen entrenamiento especial en recuperación de desastres. (Si el contratista sugiere que le procure el permiso, puede ser una indicación de que no tiene las licencias propias y no está autorizado para obtener un permiso.)