Prueba del Plan, Evaluación, y Mantenimiento

No importa cuan bien se haya planificado, es imposible concebir todo lo que pueda suceder cuando ocurra una emergencia o un desastre. La decisión de crear un plan es uno de los pasos más importantes a tomar para asegurar la supervivencia de su empresa después de un desastre. El preparar un plan por escrito no es suficiente. Hay que ponerlo a prueba para poder depender de él. Una vez se haga esto, aumentará la confianza en su eficiencia y se evitará tener un falso sentido de seguridad en un plan que aunque aparezca factible por escrito es posible que tenga deficiencias en la realidad. Poniéndolo a prueba ayuda a entrenar a los participantes y a familiarizarlos con sus obligaciones. Además disminuye el estrés durante la emergencia y reduce la posibilidad del pánico porque todos tendrán una familiaridad básica con sus deberes.

Para poner el plan a prueba se necesita crear situaciones en que haya que implementarlo por completo, o algunos de sus componentes. La situación de amenaza creada debe incluir los puntos descritos en la evaluación de riesgos. Se ha sugerido que estos escenarios deben incluir fuego, pérdida de los servicios públicos, como agua potable, agua residual y electricidad, tornados, tormentas tropicales, derrame de materiales nocivos, y virus de las computadoras. Considere también probar reentrada y recuperación.

Niveles de Prueba

Las pruebas del plan pueden ser tan simples o tan complicadas como se desee. Aunque no es necesario llevar a cabo ejercicios a gran escala, sesiones de capacitación, y simulacros de mesa son muy efectivos. Lo importante es evaluar siempre el plan después de cada sesión de entrenamiento o hacer los cambios que sean necesarios de acuerdo con lo que se haya aprendido. Los siguientes ejercicios le servirán de ayuda para evaluar la efectividad del plan.

Simulacros de Mesa - Este es un ejercicio que simula una situación de emergencia en un ambiente informal y libre de estrés. Los participantes, usualmente miembros del grupo decisorio, se reúnen alrededor de una mesa para discutir los problemas y procesos que forman parte del escenario de una emergencia. Su foco es entrenamiento y familiarización con las obligaciones, procedimientos, y responsabilidades del grupo. Es verdad que este ejercicio carece de realismo y ofrece sólo una prueba superficial de los planes, procedimientos, y capacidades, pero es una oportunidad que requiere poco tiempo, costo, o recursos. Es una forma buena de familiarizar al personal principal con las responsabilidades, con los procedimientos, y con sus colegas.
Ejercicios Funcionales (“Drills”) - Estos son simulacros de una emergencia en la forma más realista posible, sin tener que hacer salir a los empleados y al equipo a un lugar externo. Como su nombre sugiere, su objetivo es probar o evaluar la habilidad de una o más de las funciones como si fuera una emergencia de verdad. Los participantes practican su reacción a una emergencia respondiendo en una forma realista a los mandatos que han sido preparados cuidadosamente por sus compañeros de acción. Todo lo que hacen los “actores” es como si fuera en la vida real, creando reacciones y consecuencias de los otros participantes. Lo importante es actuar como si todo fuera real. El ambiente es tenso debido a que la acción y los problemas son muy realistas. Esta clase de ejercicio pone a prueba las funciones y reacciones como si fuera una emergencia de verdad sin incurrir en gastos de dinero o seguridad. Pero, este ejercicio resulta ser muy largo y complejo, necesitando un buen guión, y una planificación cuidadosa y detallada.
Simulacro Completo - Un simulacro completo es lo más parecido a la realidad. En él se replica el desastre con todos sus detalles. Es un ejercicio prolongado y se lleva a cabo en el lugar donde supuestamente ocurre la emergencia con el uso del equipo y personal que se usaría si todo fuera real. Es diferente al “drill”, porque éste enfoca una sola operación. En el simulacro hay acontecimientos de sorpresa para probar las reacciones de los participantes y crear tanto realismo como sea posible. (Por ejemplo, los supuestos heridos, son maquillados como si tuvieran verdaderas heridas en el cuerpo para ver cómo reaccionarían los participantes si fuera un desastre de verdad). Estos simulacros son normalmente usados para entrenamiento por las fuerzas armadas, la policía, los bomberos, y los grupos de socorro y emergencia, al igual que por algunos negocios de gran visibilidad.

Lo ideal seria que todos en su empresa y terceras personas como sus vendedores, suministradores, clientes, y agencias gubernamentales que estén a riesgo de verse involucrados en un desastre pudieran participar en estas pruebas. Se entiende que esto no es siempre práctico ni posible, especialmente para las terceras personas. Aun cuando estas personas no puedan participar, se les debe informar de lo que le corresponde hacer como parte del plan y el equipo interno debe llevar a cabo pruebas de las actividades asignadas a ellas. Trate de asesorarse con ellas anticipadamente para cerciorarse de cómo intentan responder cuando ocurra un desastre. Esto hay que documentarlo cuidadosamente en caso que sus planes resulten ser inadecuados durante el simulacro. Es muy importante tener esta documentación a la mano cuando se les enseñen los resultados y se les pidan cambios. Cuando esto ocurra, se darán cuenta que ellos deben participar en los ejercicios futuros.

El plan debe ser comprobado con ensayos por lo menos una vez al año. Pruebas más frecuentes son aconsejables para las empresas de mayor riesgo. Estas pruebas se deben hacer con suficiente tiempo antes de la temporada para poder hacer revisiones y, si es necesario, volver a hacer pruebas.

Tan pronto se conduzca una prueba o un simulacro, estudien las lecciones que se han aprendido y hagan los cambios necesarios al plan e incorpórenlos en el documento. Si hay cambios mayores, será necesario repetir el ejercicio. Es posible que se necesite examinar el plan a un nivel más avanzado. Por ejemplo, en una empresa donde un recorrido (“walkthrough”) hubiera sido suficiente, se descubre ahora que es necesario llevar a cabo una simulación pues el recorrido es inadecuado para examinar el plan completamente.

Es muy importante que se documenten todos los ejercicios. Las pruebas deben tener un guión con descripciones del escenario, quiénes deben participar, cómo se debe llevar a cabo, qué resultados se esperan, y un lugar para registrar los resultados finales. Estos se comparan ahora con lo que se esperaba. Según los resultados esperados estén de acuerdo con los resultados finales determina el nivel de éxito del ejercicio.

Todos los negocios corren riesgo de sufrir emergencias que puedan trastornar o entorpecer sus actividades. Si se toma el tiempo y se comprometen a hacer planes para confrontar lo inesperado, no sólo le ofrece protección a su negocio, a sus empleados y a sus clientes, sino que ayuda también a proteger a la comunidad y a la economía local.